Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega’s die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega’s die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen – binnen en buiten de organisatie – stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega’s die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Organisatie
Het Streekarchief Gooi en Vechtstreek (gevestigd te Hilversum) en het gemeentearchief Gooise Meren en Huizen (gevestigd te Naarden) bewaren en beheren archieven van overheden, bedrijven en particulieren uit de regio, en stellen deze beschikbaar aan het publiek. De archiefdiensten houden toezicht op het informatiebeheer bij de gemeenten Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren, Gooise Meren en Huizen, en bij de gemeenschappelijke regelingen van de Regio Gooi en Vechtstreek, de Veiligheidsregio, en Gemeentebelastingen Huizen, Blaricum en Laren. De twee archiefdiensten werken nauw samen onder één archivaris en zijn onderweg naar een formele fusie (beoogde ingangsdatum 1-1-2024).

Context van de opdracht
Mede door de digitaliseringsopgave zijn de taken van beide archiefdiensten in de loop van de tijd steeds omvangrijker geworden. Bij de uitvoering van taken werken de archiefdiensten dan ook al geruime tijd samen. In de aanloop naar de beoogde formele fusie per 1-1-2024 wordt de samenwerking het komende jaar verder geïntensiveerd. Met een versterking op het gebied van toezicht en advies kan aan de wettelijke taken bij aangesloten overheden invulling worden gegeven.

Als Toezichthouder ontferm je je over het toezicht op het informatiebeheer bij de overheden die aangesloten zijn bij beide archiefdiensten. Daarnaast geef je advies over de inrichting van een duurzame informatievoorziening, met de overbrenging van informatie naar het e-depot in het vizier. Je draagt actief bij aan de continue bewaking en verbetering van het informatiebeheer binnen onze gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Jouw werk is afwisselend en uitdagend omdat je op meerdere locaties en met verschillende overheden samenwerkt.

Opdracht
· Uitvoering van inspecties bij de aangesloten overheden en verzorgen van de jaarlijkse toezichtrapportages in samenwerking met de archivaris;
· Waar nodig deelnemen aan tactische en/of strategische informatie-overleggen;
· Adviseren over de inrichting, toepassing en uitfasering van informatiesystemen;
· Beoordeling van de kwaliteit van de digitale en analoge archieven bij de aangesloten overheden;
· Controle en beoordeling van de jaarlijkse vernietigingslijsten en advisering bij vervreemding- en vervangingstrajecten;
· Adviserende rol bij de overbrenging van analoge en digitale archieven;
· Signaleren van ontwikkelingen in het vakgebied en toezicht en advies daarop afstemmen;
· Actief bijdragen aan kennisuitwisseling tussen collega’s onderling en met collega-archiefdiensten.

Locatie en uren
De standplaats is voor de helft van de werkzaamheden in Hilversum en voor de andere helft in Naarden. Daarnaast vinden de werkzaamheden uiteraard plaats op de locaties van de archieven waarop toezicht wordt uitgeoefend.

De nadruk van de werkzaamheden ligt in het eerste half jaar. De geschatte urenbelasting per week in de periode tot ongeveer 1 juli is 24-28 uur per week. De geschatte urenbelasting in de periode van ongeveer 1 juli tot 31 december 2023 is 8-16 uur per week. Bij eventuele verlengingen is dit een jaarlijks terugkerend patroon. Bepaling planning werkzaamheden en daaruit voortvloeiende urenbelasting gebeurt in goed overleg.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van toezicht  en advies over/op het archief- en informatiebeheer;
3. Minimaal 24 uur per week beschikbaar tot 1 juli 2023, minimaal 8 uur beschikbaar van 1 juli 2023 tot en met 31 december 2023.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Een afgeronde opleiding  archivistiek A of B, of vergelijkbaar (benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
5. Aantoonbare kennis van digitaal informatiebeheer en de voor overheden geldende wet- en regelgeving (Archiefwet, Woo, AVG, DUTO-eisen, RODIN) (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring bij het schrijven van toezichtrapporten (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);
7.Een maximum uurtarief van € 110,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u (/ de door u aangeboden kandidaat) aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Je beschikt over overtuigingskracht en neemt graag initiatief;
– Je bent analytisch en resultaatgericht;
– Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
– Je bent een teamplayer en legt makkelijk contact met alle betrokkenen;
– Je bent bestuurlijk sensitief, zowel op strategisch als operationeel niveau;
– Je hebt een innovatieve en toch gedegen aanpak.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11 (indicatief) Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals:
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 31 januari 2023 tussen 13.30 uur tot 17.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 30 januari 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 23 januari 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 24 januari 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 26 januari 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.