Organisatie
Bij MBO Amersfoort kunnen mbo studenten kiezen uit 140 praktijkopleidingen verdeeld over 14 scholen. We zijn een actieve en dynamische school die altijd in ontwikkeling is. We werken bijvoorbeeld samen met het bedrijfsleven en brancheorganisaties zodat studenten veel praktijkervaring opdoen. Sommige opleidingen hebben zelfs een eigen onderwijsbedrijf. Bij MBO Amersfoort leiden we met gedreven professionals studenten op tot zelfbewuste en waardevolle vakmensen. 

Opdracht
MBO Amersfoort is op zoek naar een Ambtelijk Secretaris waarbij de opdracht is onderverdeeld in 3 zogeheten resultaatgebieden. Dit betreft een opdracht voor 8 uur per week, die incidenteel kan uitlopen tot maximaal 12 uur per week. Deze resultaatgebieden zijn;

1. Organisatorische ondersteuning;
2. Secretariële ondersteuning;
3. Beleidsmatige ondersteuning.

 Uitwerking van de resultaatgebieden

 Onder onderdeel 1.) Organisatorische ondersteuning, vallen de volgende taken/werkzaamheden:

• Verzorgt de jaarplanning van de OR MBO Amersfoort, vergaderingen, overlegvergaderingen, commissievergaderingen en commissies;
• Bewaakt de uitvoering van de besluiten lijst van de vergaderingen;
• Bewaakt de voortgang van besluitvormingstrajecten;
• Verzorgt de introductie, coaching en scholing van medezeggenschapsleden;
• Ondersteunt bij het opstellen van de begroting voor de centrale medezeggenschap en draagt zorg voor de uitvoering daarvan.

Onder onderdeel 2.) Secretariële ondersteuning. vallen de volgende taken/werkzaamheden:

• Verzorgt correspondentie en stelt concept brieven en verslagen op;
• Bereidt vergaderingen voor; inventariseert te agenderen onderwerpen, stelt in afstemming met de voorzitter de vergaderagenda op en maakt zo nodig een toelichting op het onderwerp;
• Verzorgt notulen en draagt zorg voor de verspreiding ervan;
• Stelt het concept-jaarverslag van de centrale medezeggenschap op;
• Beheert het archief en verstrekt benodigde documentatie en informatie.

 Onder onderdeel 3.) Beleidsmatige ondersteuning, vallen de volgende taken/werkzaamheden:

• Adviseert over advies-, instemmings- of informatieplicht van te behandelen onderwerpen, strategie, plannen en het stellen van prioriteiten;
• Verzamelt achterliggende informatie en adviseert over de aanpak van (beleidsmatige) onderwerpen en het opstellen van notities;
• Volgt ontwikkeling en wijzigen in wet- en regelgeving en informeert leden over wetten, procedures en afspraken op het gebied van medezeggenschap;
• Bereidt juridische procedures voor en zet deze in gang;
• Treedt op als contactpersoon tussen ondernemingsraad en bestuurder.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring als Ambtelijk Secretaris;
2. Aantoonbare werkervaring met notuleren en het schrijven van besluiten en jaarverslagen in de afgelopen 2 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
3. Aantoonbare juridische kennis verkregen middels opleiding en/of werkervaring (benoem dit duidelijk in het cv);
4. Beschikbaar op in ieder geval woensdag (fysiek op locatie) (benoem duidelijk in het cv de beschikbaarheid)

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring met het adviseren van een OR en/of bestuur in de afgelopen 3 jaar (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring binnen het MBO Onderwijs (10 punten);
7. Een afgeronde juridische opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (20 punten);
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Ambtelijk Secretaris in de afgelopen 3 jaar (20 punten);
9. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met notuleren en het schrijven van besluiten en jaarverslagen in de afgelopen 3 jaar (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring in het werken met diverse digitale systemen (CRM, Sharepoint, etc.) (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Kan goed plannen en organiseren;
• werkt transparant;
• Neemt verantwoordelijkheid;
• Heeft sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk);
• Teamplayer;
• Secuur.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de Cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vier (4) Cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de Cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vier (4) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de Cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8/9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag.

Planning
De fysieke gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 25 oktober 2023 tussen 12.00 uur en 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 24 oktober 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 16 oktober 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op  woensdag 18 oktober 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 20 oktober 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.