Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 700 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega’s die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega’s die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen – binnen en buiten de organisatie – stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega’s die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Algemene omschrijving
Als coördinator Planning & Control (P&C) ben jij de spin in het web op het gebied van de financiën in Hilversum. Het is een zeer veelzijdige en dynamische functie waarbij je continu in contact staat met alle belanghebbenden binnen de gemeente Hilversum van je eigen team, de accountant, onze collega’s van Interne Controle tot de afdelingsmanagers en college.

Je coördineert, begeleidt de verschillende producten uit de P&C-cyclus van begin tot eind en bent hiervoor het eerste aanspreekpunt. Je werkt nauw samen met de diverse afdelingen binnen de gemeente Hilversum en je collega’s binnen het team Financiën en Control en jij stelt de P&C-producten (zowel digitaal als op papier) samen. Onze planning-en-control-documenten komen dankzij bijdragen van veel collega’s tot stand. Jij zorgt voor de verbinding. Jij weet als geen ander wat ieders bijdrage is, waar mogelijke knelpunten zitten en waar je moet ingrijpen. Jij zorgt dat iedereen op de hoogte is van wat zij wanneer moeten opleveren en je stuurt hier actief op. Je signaleert knelpunten, informeert hierover tijdig en denkt mee over oplossingsrichtingen. Oplossingsgericht zijn helpt daarom enorm bij het goed functioneren in deze rol. Je maakt werkbare planningen en bewaakt de voortgang, kwaliteit en besluitvorming van de P&C-documenten. Je kent de samenhang tussen de verschillende documenten, ziet waar verbeteringen mogelijk zijn en maakt continu een kwaliteitsslag. Je coördineert de beantwoording van raadsvragen, moties en amendementen die betrekking hebben op de P&C-producten Je bent de schakel tussen het team Financiën en Control, onze interne Control afdeling en de accountant. Je begrijpt dus wat nodig is voor een goede interne controle, getrouwheid, rechtmatigheid en hoe dit moet worden vastgelegd en aangetoond.

Ook volg je de ontwikkelingen op het gebied van financiën op de voet zoals bijvoorbeeld wijzigingen in de BBV. Waar de ontwikkelingen de planning en control raakt, vertaal je deze ontwikkelingen, naar financieel beleid en verbetervoorstellen voor de planning en control cyclus en bespreek je dit binnen de organisatie en je eigenteam.

Jij bent een professional met affiniteit met financiën die uitstekend kan communiceren op alle niveaus van de organisatie. Je hebt een open en toegankelijke persoonlijkheid en bent daardoor gemakkelijk benaderbaar. Jij voelt je verantwoordelijk voor je werk en bent een aanpakker die goed omgaat met werken onder tijdsdruk. Dat betekent dat je je mouwen opstroopt als dat nodig is, maar ook dat je een leidende rol pakt als dat nodig is. Je bent analytisch, pragmatisch en kunt goed meebewegen in een bestuurlijk sensitieve omgeving. Je bent een stevige adviseur die vertrouwen wekt en resultaatgericht is. Je neemt initiatief en bent sterk zelf-organiserend. Jij weet waar je informatie vandaan haalt, kan hoofd- en bijzaken goed scheiden.

Specifieke taken en verantwoordelijkheden
1. Coördineren jaarrekening 2023, eindejaarsrapportage 2023 en zorgen voor tijdigheid en volledigheid hiervan;
2. Verzorgen bestuurlijke traject van de jaarrekening 2023 en eindejaarsrapportage  2023;
3. Gedurende controle afstemmen werkzaamheden tussen team Financiën en Control en het team Concern Control Concern Audit  en opleveren  van een deel controledossiers voor de accountant jaarrekening 2022.

 Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad;
3. Aantoonbare werkervaring in coördineren van de Planning en Control cyclus (voorjaarsnota, kadernota, begroting, jaarrekening bij een gemeente van minimaal 70.000 inwoners) (benoem dit duidelijk in het cv);
4. Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2023 voor minimaal 28 uur per week gedurende de gehele opdrachtduur incl. verlengingen.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als coördinator bij een gemeente van meer dan 70.000 inwoners (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in het opstellen en opleveren  van controledossiers voor de accountant (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);
7. Aantoonbare kennis en/of werkervaring met de actuele wet- en regelgeving w.o. BBV (benoem in het cv duidelijk hoe deze kennis verkregen is) (10 punten);
8. Aantoonbare kennis van én werkervaring met Lias (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Analytisch;
– Communicatief;
– Proactief;
– Oplossingsgericht.

 Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
-Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. De gemeente Hilversum biedt de mogelijkheid om thuis te werken waarbij de afspraak is dat maximaal 50% van je werktijd thuis gewerkt kan worden. De thuiswerkdagen zijn in overleg, op momenten dat het gewenst is wordt gevraagd om op kantoor te werken.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 12 september 2023 van 09.00 uur tot 13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 11 september 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 4 september 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 6 september 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 7 september 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.