Organisatie
Onze gemeente telt 114.000 inwoners die wonen in een van de 8 kernen in het Groene Hart.

Met als missie voor alle bewoners een beter leven (geluk, welbevinden) met (positieve) gezondheid en duurzaamheid als basis voor sociaal en ruimtelijk beleid, werken ruim 900 medewerkers dagelijks aan toonaangevende dienstverlening en resultaten. Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen is hierbij kenmerkend voor de werkwijze van Alphen aan den Rijn.

De gemeentelijke organisatie heeft een platte structuur. De organisatie wordt aangestuurd door een concerndirectie met direct daaronder teammanagers en opgavemanagers. Teammanagers zijn verantwoordelijk voor de realisatie van inhoudelijke doelstellingen en ontwikkelopgaven van hun team. De opgavemanagers werken samen met de teammanagers en medewerkers uit de diverse vakteams aan een beperkt aantal opgaven.

Situatie
De gemeente Alphen aan den Rijn is gestart met een traject voor de inrichting van een front- en backoffice voor de Jeugdhulp per 2024. De gemeente telt 23.500 jeugdigen tot 18 jaar. Ongeveer 1 op de 7 jeugdigen doet een beroep op jeugdhulp. De gemeente streeft kwalitatief goede en voor de gemeente betaalbare jeugdhulp na en legt nadruk het voorkomen van jeugdhulp.

Op basis van beoogde maatschappelijke effecten, doelen en leidende principes worden preventieve activiteiten, de toegang tot jeugdhulp en (licht) ambulante hulp ondergebracht in een nieuwe organisatie. Voor specialistische vragen worden contracten met jeugdhulp aanbieders gesloten.

De gemeente zoekt een deelprojectleider/adviseur die er zorg voor draagt dat – met in acht name van uitgangspunten, doelen en beoogde resultaten – de inrichting van de cliënt registratie applicatie tot stand komt per 1 januari 2024 of zoveel eerder als dat haalbaar is. Het deelproject is onderdeel van de het project automatisering zorgprocessen en afhandeling administratie binnen het programma Jeugdzorg Alphen aan den Rijn.

Opdracht en taken

De deelprojectleider/adviseur is verantwoordelijk voor:

• Het tijdig opleveren van het projectresultaat. Dit omvat onder meer:
• implementatie van een client registratie en -volgsysteem per 15 december 2023 of zoveel eerder als mogelijk;
• In de uitwerking samen optrekken met en ontwikkelen van draagvlak bij en commitment van samenwerkingspartners;
• Communicatie met relevante stakeholders en samenwerkingspartners;
• Zorgdragen voor soepele overgang van data en clientdossiers van de huidige jeugdzorgaanbieder naar de nieuwe organisatie per 1 januari 2024;
• Opzetten en inrichten van een rapportagestructuur jeugdhulp in de gemeente.

Aantal uren en periode
Het is een complexe opdracht van gemiddeld 32 uur per week tot uiterlijk 1 januari 2024. De inzet fluctueert afhankelijk van de fase van het project en het aantal overleggen in een week. De inzet dient dus flexibel te zijn. Met tweemaal een optie van een verlenging met 3 maanden.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Kandidaat is beschikbaar per maandag 10 juli 2023 met een gemiddelde flexibele inzet per week van 32 uur voor de gehele duur van de opdracht;
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als deelprojectleider/adviseur binnen gemeente of overheid met de implementatie en aanverwante aspecten rondom bedrijf kritische applicaties in complexe omgeving (in bijvoorbeeld tijd, bestuurlijke regionale context, kosten en impact) (aantoonbaar gemaakt doormiddel van een voorbeeld);
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als projectleider-adviseur met het opstellen van functionele eisen, acceptatiecriteria en implementatie van de bedrijfsvoeringsapplicaties en ICT in de jeugd- en gezinshulp.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring binnen gemeenten of overheden en de processen die spelen bij de implementatie van een frontoffice applicatie, inrichtingswensen van senior users terwijl het om nieuwe werkprocessen gaat. Aansturing van en samenwerking met de senior suppliers voor inrichting, acceptatie, overdracht technisch en functioneel beheer (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met implementaties/migraties binnen een (regionaal) samenwerkingsverband (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met advisering in het vertalen van de businessbehoefte irt de zgn underpinning contracts (SLM) management rapportage-wensen en borging van de resultaten in de staande organisatie, toegelicht met een voorbeeld (35 punten);
7. Uurtarief maximaal € 115,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk, parkeerkosten en andere mogelijke kosten (5 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Samenwerkend
• Resultaatgericht
• Omgevingsbewust
• Initiatiefrijk
• Communicatief sterk
• Besluitvaardig

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen (de knock-outcriteria) in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De gemeente beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de gemeente. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de gemeente het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De gemeente behoud zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 3 referenties.

Werkdagen
De werkdagen  worden in overleg gepland. Hybride werken is mogelijk.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Planning
De gesprekken met de gemeente zijn gepland bij de gemeente Alphen aan den Rijn op donderdag 6 juli 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 5 juli 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze uitvraag.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 27 juni 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 27 juni 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 28 juni 2023. 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.