Organisatie
Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning vormen samen het bestuur van provincie Flevoland. De ambtelijke organisatie ondersteunt de bestuurders op allerlei manieren. De organisatie van provincie Flevoland bestaat uit ongeveer 500 medewerkers. Aan het hoofd staat de directie. Zij zijn de schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie.

Provincie Flevoland is een uitdagende en inspirerende werkgever. Ons werkveld? De samenleving! Elke dag werken wij aan Flevoland op het gebied van wonen, werken, recreëren en ondernemen. We zijn een flexibele en slagvaardige organisatie die snel reageert op veranderingen in onze omgeving

Opdracht
De eenheid Informatievoorziening  (hierna IV) vertaalt vragen vanuit de business naar ICT voorzieningen bij de provincie Flevoland, op een klantgerichte en professionele manier. De eenheid coördineert het ICT-projectenportfolio, bepaalt de security richtlijnen en architectuur, voert business analyses uit en voert het functioneel beheer uit voor enkele bedrijf kritische applicaties die organisatie breed worden gebruikt, en technisch beheer voor de Technische infrastructuur en het werkplekbeheer voor de medewerkers van de provincie. De eenheid IV bestaat uit ongeveer 45 medewerkers. Die binnen de genoemde rollen actief zijn.

In de afgelopen periode is een besluit genomen om de volgende stap te nemen met de implementatie van Microsoft 365. De huidige omgeving is (bijna) volledig ‘on premise’.

De eenheid IV is voornemens op korte termijn een start te maken met het moderniseren van het Microsoft landschap. Daarnaast is de provincie voornemens om meer gebruik te maken van Microsoft producten te maken en de overstap te maken van een E3 naar een E5 licentie, waardoor hierin de mogelijkheden groter, breder en conform architectuur principes kan worden opgepakt.

Een van de eerste stappen die we hierin willen nemen is de Exchange omgeving te migreren naar een online variant.

Voor deze modernisering en met name de implementatie en adoptie van Microsoft 365 platform is de provincie op zoek naar een implementatie manager die kennis heeft van het product, maar belangrijker nog kan samenwerken binnen de eenheid IV en de rest van de organisatie om de adoptie (mogelijk in samenwerking met een gespecialiseerde partner) van M365 te begeleiden en succesvol te laten zijn.

Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit, maar werkt daarbij nauw samen met de betrokken binnen de provincie

De werkzaamheden die de implementatie  manager uitvoert zijn onder andere:

• Het maken van een gedragen plan voor de implementatie van M365 binnen de provincie, inclusief planning.
• Het plannen en begeleiden van de migratie naar Exchange Online.
• Het opzetten van de governancestructuur van M365 binnen het bedrijf, waaronder beleid, procedures en training.
• Het leiden van changemanagementactiviteiten om de acceptatie van M365 te bevorderen, zoals communicatie, training, en gebruikersadoptieprogramma’s.
• Samenwerken met belangrijke belanghebbenden om de vereisten en behoeften van de gebruikers te begrijpen en deze vertalen naar oplossingen op maat voor de provincie.
• Het overdragen van de nieuwe oplossing naar de beheer omgeving
• Het onderhouden van sterke relaties met externe leveranciers en dienstverleners.
• Het monitoren van de prestaties van M365 en het verzamelen van feedback van gebruikers om de continue verbetering van de service te bevorderen.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De werkdagen zullen wederzijds worden afgestemd op de behoefte, dat betekent dat in de praktijk gekeken wordt wat nodig is, met name ook in het kader van de implementatie. De locatie, zal daar waar nodig Lelystad zijn, echter ook dit kan in veel gevallen onderling wordt afgestemd.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Maximaal uurtarief van € 105,- exclusief BTW /inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;
3. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van implementatieprojecten van M365 in de afgelopen 6 jaar (onderbouw dit met een concreet voorbeeld en een beschrijving van jouw rol in het proces) (60 punten);
a. Tot 6 maanden werkervaring (0 punten);
b. 6 maanden tot 1 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 6 jaar (20 punten);
c. 1 tot 2 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 6 jaar (30 punten);
d. 2 tot 4 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 6 jaar (40 punten);
e. Meer dan 4 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 6 jaar (60 punten);
5. Aantoonbare kennis van en werkervaring met het beheren van M365 in de afgelopen 4 jaar, waaronder MS Teams, SharePoint, OneDrive, én Office-apps (benoem dit duidelijk in het cv.) (20 punten);
a. Tot 6 maanden aantoonbare kennis en werkervaring (0 punten);
b. 6 maanden tot en met 2 jaar aantoonbare kennis en werkervaring in de afgelopen 4 jaar (10 punten);
c. Meer dan 3 jaar aantoonbare kennis en werkervaring in de afgelopen 4 jaar (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met het werken bij een (semi) – overheidsinstantie (20 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. Tot 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar (10 punten);
c. Meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Snel kunnen schakelen in een complexe omgeving;
• Bestuurlijk- en organisatiesensitief;
• Analytisch;
• In staat om nauwkeurig te plannen, prioriteren en multitasken om projectdeadlines te halen
• Uitstekende communicatie-, leiderschaps- en projectmanagementvaardigheden
• (mondeling en schriftelijk)
• Proactief, resultaatgericht en in staat om onder druk te werken
• Bereidheid om te blijven leren en nieuwe vaardigheden en technologieën te verkennen
• Verbinder en Teamplayer.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.
• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.
• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 7 augustus 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 8 augustus 2023 vóór 12.00 uur gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op vrijdag 11 augustus 2023 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk donderdag 10 augustus 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 9 augustus 2023, 12.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.