Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
De afgelopen maanden is onderzoek uitgevoerd naar de wijze waarop de provincie haar inkomende subsidieproces heeft georganiseerd. Aanleiding voor deze opdracht is tweeledig: 1. dat bestaande Europese en nationale subsidiekansen onvoldoende worden benut en 2. dat er onvoldoende grip is op de beheerkant bij zowel Europese als nationale subsidies en specifieke uitkeringen (SPUKS).

Uit het onderzoek is gebleken dat er binnen de beleidsdomeinen veel expertise aanwezig is om inhoudelijke inbreng te leveren voor het opstellen van een subsidieaanvraag zowel nationaal als Europees. Ook de noodzaak om Europese en nationale subsidies aan te vragen om de ambities van de provincie Utrecht te realiseren wordt breed erkend. Bovendien is er sprake van een goede samenwerkingsstructuur in de regio met stakeholders en deelname aan verschillende netwerken. Tevens is gebleken dat er een inhaalslag gemaakt dient te worden omdat het ontbreekt aan een gestructureerde werkwijze (ketenaanpak) ten aanzien van het benutten en beheren van subsidie- en financieringsmiddelen. Er is geen centraal beleid of strategie, behalve de Europastrategie, gericht op de verwerving van Europese en-of nationale subsidies/ financiering (inclusief SPUKS).

We zijn op zoek naar een kwartiermaker inkomende subsidies zodat we tempo kunnen maken en doorpakken op de implementatie van de aanbevelingen in aansluiting op de huidige werkprocessen en het nieuwe financiële systeem waarbij zowel Europese alsook nationale subsidies, waaronder SPUKS, moeten worden meegenomen. Een adviseur met kennis, ervaring en de juiste vaardigheden om zowel werkprocessen en instructies te beschrijven alsook te implementeren. Meer concreet richt de kwartiermaker inkomende subsidies zich op uiteenlopende werkzaamheden zoals:

• Uitwerken van een gestandaardiseerde procesbeschrijving per subsidiefase zoals: ideevorming, aanvraag, uitvoering, beheer en verantwoording en op te nemen in Manual Master, het digitale handboek met de procesbeschrijvingen.
• Opstellen handboek inkomende subsidies inclusief onderliggende werkafspraken- en instructies t.b.v. de proceseigenaren
• Het uitwerken van bijbehorende procedures, profielen, formats en templates.
• Verzorgen van een interne cursus/workshop/masterclass EU-subsidiebeheer- en verantwoording.
• Opstellen profiel proceseigenaar/subsidiecoördinator.
• Verzorgen van een warme overdracht / inwerken van proceseigenaar/subsidie coördinator.
• Organiseren van 2 wekelijks werkoverleg om knelpunten en voortgang te bespreken met opdrachtgever.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau;
2. Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van (EU/nationale) subsidie coördinator bij een gemeente en-of provincie;
3. Minimaal 3 jaar ervaring met het beheren en/of verantwoorden van Europese subsidies (o.a. EFRO, Interreg, LIFE, Horizon 2020/Europe, CEF, ELENA, Digital Europe.);
4. Minimaal 3 jaar ervaring binnen de overheid met organisatorische vraagstukken op het terrein van: bedrijfsvoering, procesoptimalisatie, implementatie van werkprocessen en of werkinstructies en subsidies.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau (10 punten);
6. Minimaal 5 jaar ervaring in de rol van (EU/nationale) subsidie coördinator bij een gemeente en-of provincie (30 punten);
7. Minimaal 5 jaar ervaring met het beheren en/of verantwoorden van Europese subsidies (o.a. EFRO, Interreg, LIFE, Horizon 2020/Europe, CEF, ELENA, Digital Europe.) (25 punten);
8. Minimaal 5 jaar ervaring binnen de overheid met organisatorische vraagstukken op het terrein van: bedrijfsvoering, procesoptimalisatie, implementatie van werkprocessen en of werkinstructies en subsidies (35 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Organisatiebewust
• Overtuigingskracht
• Proactief & doortastend
• Analytisch & Nauwkeurig
• Samenwerkingsgericht & Flexibel
• Stressbestendig

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg
Is hybride werken mogelijk:  Ja (+/- 80% op kantoor).

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op locatie woensdag 23 augustus 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 22 augustus 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

1. De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
2. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
3. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 11 augustus 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 14 augustus 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 18 augustus 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.