Organisatie
Nationaal Programma Groningen werkt aan een goede toekomst voor elke Groninger, jong en oud. We brengen mensen en ideeën samen en bundelen de krachten van inwoners, organisaties, bedrijven en overheden. EPIQ is één van de projecten van Nationaal Programma Groningen: Een educatief-museaal centrum over gaswinning en aardbevingen, over energie in verleden, heden en toekomst.

EPIQ is bezig met het opstarten van een eigen stichting. Tot die tijd zijn ze op zoek naar een managementassistent. Door het bestuur te ondersteunen op secretariële en andere uitvoeringszaken is de managementassistent een spin in het web binnen dit project.

Opdracht
In nauw overleg met het bestuur van EPIQ zijn dit jouw werkzaamheden:
Planning
– Agendabeheer plus het plannen/afspreken van bestuursvergaderingen, overleggen met derden en bijeenkomsten
– Organiseren en voorbereiden van werkbezoeken van het bestuur/bestuursleden

Vergaderingen
– Opstellen en versturen van vergaderagenda en bijbehorende stukken, i.o.m. de voorzitter
– Notuleren van vergaderingen en in sommige gevallen van overleg met derden
– Regelen van locaties voor vergaderingen en bijeenkomsten

Correspondentie
– Opstellen van brieven en e-mails
– Assistentie verlenen bij het opstellen en verzorgen van zakelijke correspondentie, w.o. de tekstuele Inhoud van subsidieaanvragen
– Administratieve afhandeling van facturen

Communicatie
– Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, email, reacties op de website e.d.)
– Maken van presentaties in PowerPoint

Overig
– Bijhouden van dossiers
– Adequate archivering
– Mee helpen opstellen en bewaken van de tijdlijn van het project

Vereisten Knock-out minimaal
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als management assistent in de afgelopen 6 jaar;
2. Kandidaat is bereid om wekelijks op locatie in Groningen te werken;
3. Aantoonbare werkervaring met het notuleren bij vergaderingen;

Gunningscriteria
4. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management assistent (50 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het beheer van meerdere agenda’s (30 punten);
6.  Uiterlijk beschikbaar voor 16 uur per week per 6 november 2023 (20 punten).

Competenties
– Je hebt MBO+ werk- en denkniveau met een relevante opleiding of ervaring;
– Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal;
– Je bent een kei in plannen en organiseren. Je ziet het werk liggen en pakt dit proactief op. Je denkt vaak een paar stappen vooruit;
– Je bent een teamspeler en vervult daarbij een ondersteunende rol;
– Je kunt goed zelfstandig werken;
– Je bent flexibel en kunt snel schakelen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6/7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 1 referentie.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Om de week op vrijdagochtend op het provinciehuis te Groningen. De overige dagen worden in overleg met het bestuur ingedeeld.

Planning
De gesprekken vinden plaats op het provinciehuis in Groningen. De gespreksdatum is in overleg.

Overige informatie
– De opdrachtgever heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
– Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
– Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

Meer informatie
Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 20 oktober 2023, 12:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.