Organisatie
Geef samen met Soest een impuls aan de fysieke leefomgeving van de gemeente Soest!
Werken voor de gemeente betekent werken voor onze 47.000 inwoners. Als gemeente ondersteunen we de samenleving op allerlei gebieden. Wij werken aan de leefbaarheid van onze gemeente en kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment spelen een aantal belangrijke opgaven in het fysiek domein. Zo werken we hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. Ook bereiden we ons voor op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. We werken aan een ambitieuze woonopgave als vliegwiel voor economie en maatschappelijke ontwikkelingen, aan de uitwerking van de omgevingsvisie in diverse omgevingsprogramma’s, aan een scala aan grote en kleinere bouwprojecten van planvorming tot vergunningverlening en uitvoering. En nog veel meer.

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie. Ons doel is een toekomstbestendige organisatie te zijn en mee te bewegen met wat de samenleving nodig heeft. Dat vraagt om flexibele, lerende professionals en leidinggevenden die hen daarin stimuleren, faciliteren en de ruimte geven. Daarom staan onze medewerkers centraal; zij leveren de resultaten aan onze inwoners, ondernemers en bestuur. Werken aan een toekomstbestendig Soest doen we volgens onze drie kernwaarden: samen (met collega’s, bestuur, samenleving en partners), met vertrouwen in elkaar en daarbij leren we van de dingen die we doen en van onze omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Wat ga je doen?
Om als teamleiders goed sturing te kunnen geven aan de veelheid aan opgaven die spelen in Soest, zoeken wij een proactieve managementondersteuner. Jij speelt een belangrijke rol in de ondersteuning van de teamleiders, bij onder andere de werving en onboarding van nieuwe medewerkers (in samenwerking met HR).

Je ondersteunt de teamleiders en voert zelfstandig taken uit. Je werkzaamheden zullen elke dag verschillen. In grote lijnen zijn je werkzaamheden als volgt:

• Je speelt een regisserende rol in de werving, selectie, contractvorming en onboarding van nieuwe collega’s. En optimaliseert dit proces in overleg met HR en flextender.
• Je bereidt overleggen voor, organiseert ze, doet de verslaglegging
• Agendabeheer van de teamleiders
• Actielijsten bijhouden, acties uitzetten en bewaken
• Je monitort samen met de financieel adviseur de voortgang van oa inhuurbudgetten en ondersteunt bij het maken van voortgangsrapportages
• Je bewaakt de contracttermijnen en financiele administratie van de inhuur, bewaakt en beheert budgetten en maakt verplichtingen aan
• Je bent onze digitale vraagbaak en neemt het voortouw in zaken als de overgang naar Office 365 en MS Teams.

Dit is jouw afdeling
Je gaat werken bij de afdeling Ruimte, voor de drie teamleiders van Realisatie, Leefomgeving, Ruimtelijke Ontwikkeling. Het team Realisatie is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de fysieke leefomgeving (Riolering, Civiel, Kabels en Leidingen, Groen, Bos en Recreatie, Spelen,  Begraafplaatsen en gemeentelijk Vastgoed). Realisatie voert (integrale) infrastructurele projecten uit, en het dagelijks beheer van de fysieke leefomgeving en gebouwen. Team Ruimtelijke ontwikkeling werkt aan beleid en houdt zich oa bezig met de thema’s Wonen, Water, Groen en Landschap. Dit team brengt ook ruimtelijke plannen in procedure en adviseert college en raad over ruimtelijke ontwikkelingen. Het team Leefomgeving is net als het team Ruimtelijke Ontwikkeling een beleidsteam, en werkt aan het Programma Energietransitie en de beleidsvelden Economische Zaken, Recreatie en Toerisme, Grondstoffen, Circulaire Economie, Milieu, Mobiliteit en Planeconomie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 3 niveau;
2. Aantoonbare werkervaring de afgelopen 3 jaar in een bestuurlijke omgeving;
3. Uiterlijk beschikbaar per 1 september beschikbaar voor tenminste 28 uur per week;

Gunningscriteria en competenties te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring als managementondersteuner in een bestuurlijke omgeving (30 punten);
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in een ondersteunende rol binnen een gemeentelijke organisatie (30 punten);
6. Een door de kandidaat zelf geschreven in motivatie waar de affiniteit met de werkvelden Bouwen en Wonen en Organisatieontwikkeling uit naar voren komt (max 1 A4) (30 punten);
7. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na minimaal 1040 uur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (10 punten).

Competenties
Wij zoeken natuurlijk de gedroomde kandidaat! In ons perfecte plaatje ben je een enthousiaste duizendpoot die goed is in structureren, organiseren en regelen en daar ook haar/zijn energie uit haalt. Je floreert in een dynamische omgeving en hebt vaak aan een half woord genoeg. Je voert niet alleen uit, maar denkt ook mee hoe het slimmer, beter en leuker kan.

Kwaliteiten die we bij deze functie vinden passen zijn:
– Flexibel;
– Proactief;
– Communicatief vaardig;
– Resultaatgericht.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.