Organisatie
De gemeente Voorschoten heeft ruim 25.000 inwoners en behoort tot de top 10 van beste woongemeenten. We stellen alles in het werk om goede voorzieningen te bieden aan álle inwoners van Voorschoten. We vinden het belangrijk dat onze medewerkers goed in hun vel zitten en het naar hun zin hebben. Je krijgt daarom bij ons als medewerker de kans om je talenten veelvuldig in te zetten. Er is een prettige, informele werksfeer en we bieden veel ruimte om jezelf te ontwikkelen.

We werken vanuit onze drie kernwaarden: vakkundig, betrouwbaar en in eenvoud. Dit betekent onder andere dat we goede dienstverlening leveren, afspraken nakomen, efficiënt werken en zaken niet onnodig ingewikkeld maken. We werken op onderdelen opgavengericht en in samenwerking met inwoners, ondernemers en andere samenwerkingspartners.

Domein fysieke leefomgeving
De organisatie is onderverdeeld in vier domeinen: Mens en Samenleving, Fysieke Leefomgeving, Organisatie en Publiek en Bestuur. Je komt te werken bij het domein Fysieke Leefomgeving in het team Ruimtelijke Advisering. Dit team richt zich onder andere op maatschappelijk vastgoed, milieu en duurzaamheid.

Een dag als managementondersteuner
Geen dag is hetzelfde als managementondersteuner. Vandaag start een nieuwe medewerker die je bij de receptie ophaalt. Je zorgt voor een warm welkom door deze medewerker aan collega’s voor te stellen. Daarna volgt een rondleiding door het gemeentehuis. Vervolgens heb je overleg met Marcel, jouw teammanager, om een aantal werkzaamheden voor komende week door te nemen. Collega’s lopen bij je langs met diverse vragen. Daarna ga je aan de slag met het inplannen van een aantal bijeenkomsten. Later op de dag neem je werkprocessen door met je nieuwe collega, jij bent zijn of haar vaste buddy voor komende maand.

De Opdracht
Ben jij de managementondersteuner die kan goed kan organiseren, plannen, ondersteunen en behendig is met officeprogramma’s? Heb jij een dienstverlenende instelling en affiniteit met het ruimtelijke domein? Dan ben jij misschien de nieuwe collega waar wij naar op zoek zijn.

Je komt te werken binnen het team Ruimtelijke Advisering. Je collega’s zijn onder meer actief met maatschappelijk vastgoed, energiearmoede, de energietransitie, milieu- en klimaatbeleid, groen en toezicht op de bouw. Er werken wisselend 18-20 medewerkers in het team.

In Voorschoten hebben we een informele cultuur, wat maakt dat de lijnen met het managementteam en de bestuurders kort zijn. In de functie van managementondersteuner kom je daardoor met alle lagen van de organisatie in aanraking. Of het nu gaat om het regelen van een lunch of het organiseren van een bewonersavond, iedereen weet jou te vinden en jij weet hen te vinden

In deze functie zorg je voor het agendabeheer van de teammanager, behandel je op verzoek zijn e-mail en overige correspondentie. Daarnaast ben jij de vraagbaak voor de professionals in het team, je ondersteunt ze met administratieve zaken. Dit kan bijvoorbeeld ook zijn het op route brengen van college- en raadsbesluiten en informatiebrieven.

Je werkzaamheden bestaan verder uit:
– Het ondersteunen van het team bij de Planning & Control cyclus;
– Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
– Proactief inspelen op verschillende situaties, bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten en pakt waar mogelijk diverse zaken zelfstandig op;
– Je ontzorgt de teamleider bij het in-, door- en uitstroomproces op administratief gebied;
– Je signaleert aandachtspunten binnen het team en je bent op de hoogte van inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen.

We zoeken een betrouwbare, nauwkeurige en dienstverlenende collega. Iemand die goed kan luisteren, duidelijk communiceert, een proactieve werkhouding heeft en het fijn vindt mensen te helpen en te ontlasten. Je bent politiek bestuurlijk sensitief en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

Vereisten/ knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Uurtarief maximaal € 85,- reiskosten en fee Flextender / excl. BTW;
3. Beschikbaar per 12 juni 2023 voor minimaal 24 uur per week voor de duur van de opdracht;
4. Minimaal 3 dagen per week fysiek aanwezig in Voorschoten;
5. Minimaal beschikbaar op de werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag;
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als managementondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie;
7. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
8. Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van een secretariële opleiding (10 punten);
9. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als managementondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie (30 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met Office365 (30 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met systemen Join en/of Ibabs (20 punten)
12. Aantoonbare werkervaring in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen. (10 punten).

Competenties
– Je weet goed overzicht te houden en het proces te bewaken op gestelde deadlines;
– Je beschikt over een goede dosis bestuurlijke sensitiviteit en kunt schakelen tussen diverse niveaus en disciplines (afdelingen, teams) binnen de gemeentelijke organisatie;
– Je bent flexibel, resultaat-en servicegericht ingesteld;
– Je bent een teamplayer, maar kunt ook prima zelfstandig werken;
– Je kunt goed samenwerken en neemt initiatieven.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal 
Voor deze functie geldt een maximaal uurtarief van € 85 incl. reiskosten/ fee Flextender, excl. Btw (schaal 8).