Gemeente Hilversum, mediastad in het groen
Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Opdracht
Streekarchief Gooi en Vechtstreek en Gemeentearchief Gooise Meren, die als één archiefdienst de toekomst tegemoet willen gaan, beheren de papieren en digitale archieven van het Gooi en de noordelijke Vechtstreek.

Momenteel wordt druk gewerkt aan de invulling van de toekomstige organisatie onder de vlag van de gemeente Hilversum. Rekening houdend met de ontwikkelingen in de digitale dienstverlening brengt dat een dynamische werkomgeving met zich mee waar je met jouw inzet en betrokkenheid een waardevolle bijdrage aan kunt leveren.

Je standplaats is Hilversum, maar je werkt ook op onze studiezaal in Naarden. Samen met het team vorm je de brug tussen de inwoners en de organisatie, waarbij je zorgt voor optimale dienstverlening en uitvoering van taken.

Context van de opdracht
Samen met de collega’s ben je het eerste aanspreekpunt voor onze fysieke en digitale dienstverlening. Je begeleidt bezoekers in de studiezaal, beantwoordt vragen via e-mail en telefoon, en draagt bij aan de informatievoorziening via onze website en social media. Het bijhouden van de bezoekersregistratie en het monitoren van de zoekvragen via de website behoort eveneens tot je werkzaamheden.

Vanuit het perspectief van de bezoekers denk je mee over het verbeteren van de zichtbaarheid en bruikbaarheid van onze historische bronnen en werk je nauw samen met collega’s en vrijwilligers om gedigitaliseerde archieven nader toegankelijk te maken.

Wat je zoal gaat doen:

• Je ontvangt en begeleidt bezoekers op de studiezaal en helpt ze op weg met het zoeken en vinden van informatie in diverse bronnen en op de website;
• Je doet zelf ook (beperkt) onderzoek in de archieven;
• Je haalt archiefstukken uit het depot en plaatst ze na controle ook weer terug;
• Je registreert en organiseert bruikleen-aanvragen en de uitleen van stukken aan ambtenaren van verbonden gemeenten;
• Je coördineert de berichtgeving en content op onze website en social media, schrijft persberichten en je hebt geregeld contact met (regionale) media;
• Je volgt de ontwikkelingen in het vakgebied en levert een actieve bijdrage aan de verbetering van de (digitale) dienstverlening;

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau of vergelijkbaar door ervaring en vakgerichte opleidingen;
2. Uiterlijk beschikbaar per 2 oktober 2023 voor minimaal 24 uur per week;
3. Je hebt affiniteit en belangstelling voor historie. Beschrijf dit duidelijk in een korte motivatie in het cv.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring binnen een archiefdienst met het zoeken én vinden van informatie in archieven (40 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met archiefbeheersysteem Atlantis (benoem dit duidelijk in het cv.) (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het beheer van én de communicatie via websites en social media (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met public relations (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Accuraat;
• Flexibel;
• Proactief;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
• Zelf startend.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 28 september 2023 vanaf 13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 27 september 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 20 september 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 21 september 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 26 september 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.