Organisatie
Provincie Flevoland werkt elke dag aan Flevoland op het gebied van wonen, werken, recreëren en ondernemen. We zijn een flexibele en slagvaardige organisatie die snel reageert op veranderingen in onze omgeving. Op de afdeling Strategie en Beleid komt het beleid rond de provinciale kerntaken bij elkaar. Nauwe samenwerking tussen de verschillende  beleidsterreinen biedt kansen om sterker invulling te geven aan een duidelijke positie van de provincie en een zelfbewuste, krachtige bestuursstijl.

De afdeling Strategie en Beleid houdt zich bezig met de volgende onderwerpen:

• Duurzame ruimtelijke ontwikkeling;
• Waterbeheer;
• Milieu;
• Circulaire economie;
• Energie en klimaat;
• Vitaal platteland;
• Regionale bereikbaarheid;
• Regionaal openbaar vervoer;
• Regionale economie;
• Culturele infrastructuur en monumentenzorg.

De afdeling Strategie en Beleid werkt aan beleid en vertaalt dit beleid in uitvoeringsprogramma’s die binnen of buiten de afdeling uitgevoerd kunnen worden. Binnen de afdeling vindt de uitvoering plaats door (senior) beleidsmedewerkers, programmamanagers en projectleiders.

Opdracht
Wij zoeken een ondersteuner voor 36 uur per week die vanuit Office Support ondersteuning biedt aan de collega’s die zich bezighouden met Omgevingswet, -visie en NOVEX. Met daarnaast ruimte voor het ondersteunen van actuele ondersteuningsaanvragen vanuit S&B of de provincie.

Wat ga je doen? Denk aan plannen van bijeenkomsten soms fysiek vaak ook digitaal met verschillende partijen zoals gemeenten, brandweer, GGD, Waterschap, Omgevingsdienst en Rijkswaterstaat. En natuurlijk de organisatie daaromheen. Op hoofdlijnen houd jij je bezig met:

• Afspraken maken, meetings beleggen fysiek en/of hybride
• Telefonische vragen beantwoorden
• Mailbox beheren / beantwoorden / acties uitzetten en opvolgen / archiveren
• SharePoint
• Bijhouden, leden toevoegen, tijdig links sturen
• Vergaderstukken verzamelen
• Agenda maken en verspreiden.
• OneNote bewerken
• Documenten in systeem E-docs zetten, zwevende documenten opruimen
• Problemen oplossen met ICT in- of extern
• Overleggen inplannen, ruimtes reserveren
• Overleggen bijwonen
• Kort verslag / actielijst maken
• Deadlines bewaken
• Catering aanvragen
• Attenties verzorgen bij speciale gelegenheden
• Archiveren
• Lijsten actueel houden adressen/contactpersonen/werkgroepen
• Evenementen mede-organiseren
• Opdrachtbrieven en -bonnen maken
• Incidentele zaken afhandelen die per mail of per telefoon binnen komen
• Actuele ondersteuningsaanvragen (S&B of provincie) afhandelen

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag tot en met vrijdag.
De opdracht wordt vervuld gedurende 52 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 4 weken.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Werkzaamheden vinden op locatie plaats, in overleg eventueel deels thuis werken mogelijk;
2. Bij de uitvoering van de opdracht worden wel IT-middelen ter beschikking gesteld (mits beschikbaar);
3. Uurtarief maximaal € 65,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
4. Volledige beschikbaarheid van 36 uur per week bij aanvang van de opdracht;
5. Beschikbaar per uiterlijk 31 juli 2023;
6. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 (20 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in het uitvoeren van ondersteunende administratieve werkzaamheden waaronder agenda- en mail beheer (Outlook), verslaglegging en opstellen rapportages en het bewaken van deadlines (20 punten);
8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen én organiseren van team- en netwerkbijeenkomsten, zowel fysiek als digitaal (MS Teams) (20 punten);
9. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het verzorgen van in- en externe telefoon, het signaleren/constateren van bepaalde zaken en die bij de juiste persoon aangeven én het verzorgen van communicatieve uitingen voor in- en externe publicaties (benoem dit duidelijk in het cv.) (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring (stage wordt meegerekend) in de afgelopen 5 jaar als office supporter (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent en werkt gestructureerd;
• Je bent een doorpakker;
• Je bent proactief;
• Je werkt zelfstandig;
• Je anticipeert;
• Je bent communicatief sterk;
• Je houdt overzicht in een hectische job;
• Je bent omgevings- en organisatie sensitief;
• Je kunt snel schakelen;
• Je bent een teamspeler.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6/7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.
• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.
• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 30 juni 2023. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 3 juli 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op donderdag 13 juli 2023 tussen 10.00 uur en 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 12 juli 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 4 juli 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.