Organisatie
Bij de Omgevingsdienst West-Holland lever je een bijdrage aan de kwaliteit en veiligheid van de leefomgeving. Wij werken in opdracht van en in samenwerking met de provincie Zuid-Holland en twaalf gemeenten in het noordelijk deel van de provincie Zuid-Holland. Met zo’n 190 deskundige en gedreven collega’s werken we aan het verbeteren van lucht en bodem en aan het terugdringen van overlast door geur, geluid en gevaarlijke stoffen. Ook de zorg voor een duurzame leefomgeving is onderdeel van ons takenpakket. Belangrijk werk. Jouw werk?

Organisatieonderdeel: Serviceburo/secretariaat en receptie
Het Serviceburo van de ODWH faciliteert het management en de medewerkers van de ODWH met een breed aanbod aan ondersteunende en administratieve diensten en producten. Het cluster secretariaat en receptie is onder meer verantwoordelijk voor receptie- en baliediensten, de uitgifte van allerhande producten en de centrale telefonie van de ODWH.  Momenteel loopt een project dat als doel heeft om het Serviceburo meer in control te brengen, zowel (beleids-) inhoudelijk, kwalitatief als organisatorisch. Eén van de meer concrete plannen is het omvormen van secretariaat en receptie tot een klantcontactcentrum.

Opdracht
Tijdens de opzet en uitvoering van dat verbeterplan voor secretariaat en receptie hebben we behoefte aan tijdelijke ondersteuning voor de medewerkers. Met jouw kennis en expertise van de moderne ontwikkelingen op dit terrein, waaronder klantcontactfunctionaliteit, lever je een actieve bijdrage aan het verbeterplan en ben je sparringpartner voor de teamleider van het Serviceburo.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als Project assistent/Secretaresse binnen een overheidsinstelling;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Project assistent/Secretaresse binnen de overheid of een gemeente (30 punten);
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het ondersteunen van de directie (benoem dit duidelijk in het cv.) (20 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met de gebruikelijke vergadersysteem en administratiesysteem  (benoem dit duidelijk in het cv) (25 punten);
6. Een maximum uurtarief van € 55 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent een taakvolwassen, ondernemende en resultaatgerichte professional, die gemakkelijk schakelt op verschillende niveaus en de kunst verstaat om verbetervoorstellen te vertalen naar praktijk;
• Je bent een “doener”, houdt van aanpakken en staat stevig in je schoenen;
• Je hebt een open, collegiale en constructieve en verbindende stijl van samenwerken en bent vaardig in het opbouwen en onderhouden van relaties.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever over de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Di – Wo – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 14 november 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 13 november 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 6 november 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 7 november 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 9 november 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.