Gemeente Hilversum, mediastad in het groen

Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Opdracht
De gemeente Hilversum heeft jaarlijks de regie over het verloop van de jaarwisseling in de gemeente. Ons doel is tweeledig: het organiseren van een evenement om een positieve en feestelijke sfeer te scheppen en het organiseren van de openbare orde en veiligheid in de hele gemeente. Dit bereiken we door nauwe samenwerking met zowel interne als externe partners en adviseurs. Het hoogtepunt van ons evenement is de centrale vuurwerkshow om 00:00 uur. Daarnaast zetten we ons in voor een aangename en veilige sfeer in heel Hilversum tijdens de jaarwisseling, inclusief speciale activiteiten voor jongeren.

Wij zijn op zoek naar een projectleider die:

1. De algehele leiding heeft over het jaarwisselingsevenement. De projectleider zal een integrale projectgroep oprichten en deze effectief coördineren. De deelnemers aan deze projectgroep komen uit diverse afdelingen en teams binnen onze organisatie (Toezicht en Handhaving, Communicatie, Openbare Orde en Veiligheid, Verkeer en Vervoer, Vergunningen, Evenementen, en Inspectie Openbare Ruimte). Bovendien zal deze projectgroep tijdens verschillende afstemmingsmomenten worden aangevuld met professionals uit het veld en externe samenwerkingspartners, zoals de politie, de brandweer, jongerenwerkers, horecaondernemers, beveiligingsbedrijven, etc.
2. Verantwoordelijk is voor het organiseren van de openbare orde en veiligheid in de gemeente. Aan de hand van het draaiboek van vorig jaar stelt de projectleider een nieuw draaiboek op. Dit draaiboek bevat gedetailleerde informatie die inzicht geeft in de inzet van diverse disciplines tijdens de jaarwisseling. Het omvat onder andere de aanwijzing van vuurwerkvrije zones, de coördinatie van jongerenwerk, en het opstellen van een contactenlijst met alle betrokken partners.

De projectleider zal voor een periode van drie maanden worden aangesteld om de jaarwisseling te begeleiden en de organisatie ervan te professionaliseren en te standaardiseren. Gedurende deze periode zal de projectleider een draaiboek opstellen, gebaseerd op dat van vorig jaar, wat als leidraad voor de organisatie van toekomstige evenementen dient. Het opstellen van een draaiboek vormt een belangrijk onderdeel van dit professionaliseringstraject. Dit draaiboek biedt een gestructureerd plan voor de organisatie en uitvoering van het evenement en zorgt voor een efficiëntere inzet van rollen en middelen. Naast het opstellen van het draaiboek en het veiligheidsplan, is de projectleider ook verantwoordelijk voor relatiemanagement met belangrijke externe partners en adviseurs.

Voor de projectleider zijn november en december de drukste maanden. De tijdsinvestering kan in oktober oplopen tot 24 uur per week en vanaf november tot 32-36 uur. Dit is mede ook afhankelijk van welk moment de projectleider kan starten. Ten slotte wordt er in januari een afrondende evaluatie gehouden, in samenwerking met de partners en adviseurs. Daarin worden aanbevelingen gedaan voor de toekomst.

Resultaten:

• Het organiseren van het jaarwisselingsevenement in Hilversum:
• Het organiseren van de centrale vuurwerkshow inclusief muziek op het Marktplein;
• Het opstellen van een veiligheidsplan;
• De vergunning in orde maken en in samenwerking met partners zorgen voor een veilig verloop van het evenement;
• Inzet van diverse partners zoals verkeersregelaars, beveiligers en EHBO.

• Het opstellen van een algemeen draaiboek
  • Zorg dragen dat maatschappelijke partners op een juiste manier worden ingezet;
  • Vrijwillig vuurwerkvrije zones implementeren;
  • De vuurwerkvrije zone in het centrum organiseren;
  • Het organiseren van extra inzet op jongerenactiviteiten en veiligheid in de wijken en buurten van Hilversum;
  • Zorg dragen voor de schadeafhandeling en evaluaties.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?
Je komt te werken in team Samenleving, in het cluster OOV, op de afdeling Leefomgeving.
Dit team wordt aangestuurd door Ruth Abma (a.i.) en waar in totaal 25 collega’s werkzaam zijn. Het team bestaat uit het cluster Wijken en Buurten (wijkregisseurs), het cluster Openbare Orde en Veiligheid, het cluster Ondermijning en Kabinetszaken.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring binnen het domein ‘Openbare Orde en Veiligheid’ bij een gemeente;
3. Aantoonbare werkervaring met het schrijven van (complexe) voorstellen en beleidsstukken;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het domein ‘Openbare Orde en Veiligheid’ bij een gemeente (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van een evenement in de openbare ruimte (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van een veiligheidsplan én draaiboek (20 punten);
7. Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2023 voor minimaal 24 per week (30 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Slagvaardig en besluitvaardig;
– Regie voeren, in staat zijn om vanuit een helicopterview casussen te beoordelen;
– Samenwerken met in- en externe partners;
– Flexibel (ook qua werktijden: avonden en weekenden.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
Minimaal 1, maar wanneer de gewenste uren door een team van 2 geleverd kunnen worden is dat ook goed.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 20 oktober 2023 . De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 19 oktober 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het formulier ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 18 oktober 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 18 oktober 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 19 oktober 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.