Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Opdracht
Het IDU (Instroom, Doorstroom en Uitstroom) proces is een belangrijk proces binnen de gemeente Houten. Als een nieuwe medewerker start, moet bijvoorbeeld geregeld worden dat de gegevens van deze medewerker in de juiste systemen is verwerkt (bijvoorbeeld voor uitbetaling salaris en registratie verlof). En ook dat de nieuwe medewerker in de systemen kan om het werk met bijbehorende autorisaties te verrichten en een werkende badge krijgt. Als een medewerker doorstroomt naar een andere functie of uitstroomt naar een andere werkgever, dan vereist dit ook de noodzakelijke aanpassingen.

Dit proces loopt nu niet (altijd) goed, met een heel aantal (potentieel) negatieve en onwenselijke effecten als gevolg;

• Het huidige proces kent veel handmatig werk, waardoor het foutgevoelig is en de doorlooptijd vaak langer dan gewenst. Hierdoor kan het voorkomen dat nieuwe medewerkers bijvoorbeeld niet op tijd in de systemen kunnen of niet op tijd een werkende badge hebben;
• Het huidige proces kent een beveiligingsrisico, omdat gebruikers bij gebrek aan een duidelijk overzicht en toekenningsrichtlijn van autorisaties, meer rechten toegekend kunnen krijgen dan nodig;
• Er is in de huidige tijd sprake van veel in- door- en uitstroom, waardoor de druk op dit proces en het verwerken van gegevens enorm is toegenomen. Dit kost veel tijd en levert werkdruk op, daar waar e.e.a. veel efficiënter zou kunnen;
• De uitstraling van dit geheel op onze organisatie als werkgever is minder goed, omdat zaken voor nieuwe medewerkers niet of niet op tijd geregeld zijn.

Het spreekt daarmee voor zich dat het duurzaam verbeteren van dit proces voor onze organisatie van groot belang is. Het optimaliseren van het proces, en grotendeels automatiseren levert veel voordelen, zoals korte doorlooptijden, consistentie in rechten, inzichtelijk hebben van autorisaties (audits) en verminderen van risico’s op te veel autorisaties na functiewijziging of uit dienst. Het is van belang dat gebruikers uitsluitend rechten hebben die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie, niet meer, niet minder.

Resultaat
De gemeente beschikt over een vastgestelde set aan autorisaties, gebonden aan functies. Van applicaties zijn duidelijke normposities en autorisatiesschema’s beschikbaar. Het IDU proces doorloopt een geautomatiseerd stappenplan met zo min mogelijk handmatige interventie. Nieuwe medewerkers kunnen binnen 3 dagen van opvoeren beschikken over alle middelen om hun werkzaamheden uit te voeren. Bij functie wijziging worden automatisch autorisaties vanuit de oude functie ontnomen en vanuit de nieuwe functie uitgedeeld. Bij uitdienst wordt de account van de medewerker na de laatste werkdag automatisch buiten dienst gesteld en na 30 dagen opgeschoond. De informatie in het personeels- en salarissysteem is hierin leidend.

Het verbeteren van het proces wordt opdrachtgestuurd uitgevoerd, met een aantal deelprojecten, te weten:

• Opstellen applicatie lijst
• Opstellen normposities/autorisatieschema’s per applicatie
• Vaststellen autorisaties op basis van functies (kruisjeslijst)
• Technische implementatie autorisaties
• Implementatie IAM systeem (automatiseren aanmaken gebruikers en uitdelen autorisaties)
• Opstellen procesbeschrijvingen ‘Instroom, Doorstroom, Uitstroom’, ‘Aanmaken nieuwe functie’, ‘Opstellen proces rondom het in gebruik nemen nieuwe applicaties’.

De projecten zullen in verschillende samenstelling parallel aan elkaar doorlopen worden, zo veel mogelijk middels SCRUM methodiek (tweewekelijkse cyclus waarna een deelproduct wordt opgeleverd.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau;
3. Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van de SCRUM methodiek binnen een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring met procesoptimalisatie in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente;
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Projectleider op het gebied van ICT.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Een afgeronde SCRUM training (20 punten);
7. Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als Projectleider op het gebied van ICT (40 punten);
8. Uiterlijk beschikbaar per 1 september 2023 voor 32 uur per week (15 punten);
9. Uurtarief maximaal € 117,50,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon werkverkeer en fee Flextender (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Klantgericht;
Communicatief vaardig;
Samenwerken;
Analyseren;
Resultaatgericht;
Coachen en begeleiden.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.