Organisatie
Bij de gemeente Baarn zijn ruim 155 medewerkers in dienst. Om onze ambities te verwezenlijken hebben we enthousiaste mensen nodig die bijdragen aan een transparante gemeente en die hun nek durven uit te steken voor inwoner en organisatie.

Onze organisatie is groot genoeg voor uitdagend werk en klein genoeg voor korte lijnen en veel eigen verantwoordelijkheid. Elke dag is anders met deze collega’s die graag voor elkaar klaar staan. Ook zijn er korte lijnen met het gemeentebestuur en het management. Wij werken steeds meer in verbinding met de inwoners, maar ook intern met onze collega’s van verschillende vakgebieden. Een baan bij ons betekent veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om zaken zelf te regelen.

De organisatie is flink in beweging. De focus van de gemeente Baarn is gericht op het centraal stellen van de klant en het verder ontwikkelen van de organisatie en de dienstverlening. Regelmatig zijn wij op zoek naar enthousiaste en talentvolle medewerkers die zich herkennen in onze kernwaarden: samenwerken, duidelijk en verbindend.

Opdracht
Als projectleider Verkiezingen zorg jij dat de verkiezingen van het begin tot het einde goed verlopen en dat alles tot in de puntjes geregeld is.
Hierbij stuur jij het verkiezingsteam aan die bestaat uit diverse disciplines,, draag je zorg voor de communicatie naar alle betrokken partijen en ben je eindverantwoordelijke voor de werkzaamheden vanaf de voorbereidingen tot de afrondende fase.

Als projectleider ga je aan de slag om samen met je verkiezingsteam verschillende werkzaamheden uit te voeren zodat de stemming op woensdag  22 november vlekkeloos kan verlopen, het centraal tellen op donderdag 23 november gestructureerd verloopt en op vrijdag 24 november correcte processen verbaal worden gepubliceerd. De gemeente Baarn werkt met de Kraft Lean methode voor het tellen van de stemmen.

Vanzelfsprekend laat je je op de hoogte stellen van alle actuele informatie op het gebied van de verkiezingen. En tevens de nieuwe en/of gewijzigde regelgeving uitvoeren, zoals het organiseren van een gemeentelijk stembureau (GSB) voor de vaststelling van de verkiezingsuitslag.

Je bent lid van de stuurgroep verkiezingen waar zowel de politiek als de ambtelijke organisatie in vertegenwoordigd is.

Je bent vooral de spin in het web en beschikbaar voor alle voorkomende taken en obstakels op te vangen en vervolgens op te (laten) pakken rondom de verkiezingen. Het is handig als Je bekend bent met het organiseren van verkiezingen en de bijbehorende wetgeving.

Specifieke taken zijn:
De gemeente Baarn maakt gebruik van verschillende draaiboeken die in verschillende teams zijns belegd. Als resultaat van deze verkiezingen worden deze draaiboeken geoptimaliseerd en maak je zelf een draaiboek voor een volgende projectleider om het overkoepelende proces goed te kunnen begeleiden door de volgende projectleider verkiezingen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Projectleider;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het aansturen van projectteams in de rol van projectleider;
3. Aanwezigheid in het gemeentehuis van Baarn voor tenminste 24 uur per week;
4.  Uiterlijk beschikbaar per 14 augustus 2023;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Projectleider bij een gemeentelijke instelling (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in het organiseren van evenementen (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als projectleider verkiezingen (20 punten);
8. Aantoonbare kennis en/ of weerervaring met de Kraft Lean methode (10 punten);
9. Minimaal een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
– Daadkrachtig, integer en klantgericht bent;
– Houdt van samenwerken, maar zeker zelfstandig je draai kunt vinden;
– Een proactieve houding hebt en communicatief sterk bent;
– Een creatieve aanpakker en doorzetter bent;
– Verbindingen kunt leggen.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is nog niet gewaardeerd. Inschatting functieschaal 9/10 afhankelijk van kennis en ervaring.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja, minimaal 24 uur pw op locatie

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandagmorgen 7 augustus 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen in de loop van vrijdag 4 augustus 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Opdrachtnemer is op grond van het integriteitsbeleid van Opdrachtnemer verplicht om uiterlijk één maand na aanvang werkzaamheden aan Opdrachtgever een voor de functie relevante Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Op het moment van overleggen mag de VOG niet ouder zijn dan twee maanden.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Opdrachtnemer zal na gaan of structurele aanwezigheid op het kantoor van de opdrachtgever noodzakelijk is teneinde het aantal reiskilometers, indien mogelijk, te beperken.
• Opdrachtnemer zal correspondentie en adviesproducten zoveel mogelijk digitaal aanleveren. Indien de adviesproducten in hardcopy moeten worden aangeleverd worden deze stukken zoveel mogelijk dubbelzijdig en op duurzaam papier (voorzien van een van de volgende keurmerken; Milieukeur, Europees Ecolabel, Nordic Swan, Blaue Engel of gelijkwaardig) geprint.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 2 augustus 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 3 augustus 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 4 augustus 2023, 09.00 uur, tot die tijd kunt u reageren.