Organisatie
Rijswijk is een groeigemeente in de directe nabijheid van grote steden als Den Haag en Delft, maar koestert zijn eigenheid. De stad is modern én historisch maar ook druk én rustig, grijs én groen. Rijswijk biedt een interessante werkomgeving in het ‘stedelijke hart’ van de Randstad. Rijswijk heeft een overzichtelijke schaal met veel dynamiek en complexe stedelijke opgaven. Ideaal om je werkervaring te verdiepen én te verbreden.

Werken voor Rijswijk betekent werken voor een veelzijdige stad in een dynamische regio die altijd in beweging is. Jouw ideeën en kennis kunnen we goed gebruiken. Samen met bewoners, ondernemers en partners bouwen we aan een inclusieve stad waar ruim 55.000 inwoners, ondernemers en bezoekers van Rijswijk prettig én gezond kunnen wonen, werken én meedoen. Kortom: ‘De verantwoordelijkheid om het fantastisch te doen voor Rijswijk’, dat is onze missie. Daarbij handelen we naar onze kernwaarden: toewijding, betrokkenheid, betrouwbaarheid en deskundigheid.

Wij zijn een toegankelijke organisatie met ongeveer 470 medewerkers verdeeld over 35 teams in 4 domeinen. We hebben een prettige en informele werksfeer waarin collega’s uit verschillende delen van de organisatie elkaar gemakkelijk weten te vinden. Binnen de menselijke maat van Rijswijk kun je écht een verschil maken voor Rijswijk en is jouw werk goed zichtbaar. Niet alleen binnen de organisatie, maar ook daarbuiten!

Team
Het Domein Ruimtelijke Ontwikkelingen omvat de teams Ruimte, Bereikbare Stad & Milieu, Parkeren, Stadsbeheer, Onderhoud Ruimtelijk Domein, Vergunningen & Archeologie, Gebiedsontwikkelingen en de bestuurlijke opgave Implementatie Omgevingswet.

Het team Gebiedsontwikkelingen is een team in oprichting dat verantwoordelijk is voor het programma- en projectmanagement van de grote (binnenstedelijke) gebiedsontwikkelingen in Rijswijk, t.w. Havenkwartier, Bogaard Stadscentrum, Kesslerpark en Te Werve-Oost. Er worden op dit moment veel woningen en voorzieningen ontwikkeld. Dit alles vergt een goede stedenbouwkundige inpassing in het gebied en het vraagt om een goede afstemming met externe partijen (o.a eigenaren, ontwikkelaars en bewoners). Ook is de interne afstemming van groot belang.

Opdracht
De projectsecretaris ondersteunt de teammanager, de projectleiders en de verschillende projectteams met vrijwel alle procesmatige taken. Het is een zeer veelzijdige en dynamische functie.

Jouw rol als projectsecretaris betreft de volgende taken:

• Je maakt afspraken voor overleggen,
• Je organiseert bijeenkomsten met bewoners en stakeholders
• Je verzorgt en verstuurt vergaderstukken, stelt verslagen en actielijsten op en bewaakt de voortgang van deze acties
• Je zorgt voor een goede dossiervorming
• Je stelt opdrachtbrieven op en verwerkt de facturen
• Je stelt, samen met de projectleiders, voortgangsrapportages op
• Je zorgt voor het stroomlijnen van interne processen en procedures, zoals het voorbereiden van bestuurlijke documenten.

Door een positieve en klantgerichte instelling en door de bereidheid om breed samen te werken met anderen, zowel binnen als buiten het eigen team. De projectsecretaris is een echte spin in het web voor de voorbereiding en realisatie van de gebiedsontwikkelingen.  

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal een afgeronde opleiding op minimaal MBO Niveau 4;
2. ‘Bring you own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop en/of ipad;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
3. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding (25 punten);
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectsecretaris of projectondersteuner binnen het ruimtelijk domein (50 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente (25 punten).

Competenties

• Je werkt geordend en gestructureerd
• Je bent zeer pro-actief
• Je bent flexibel en klantgericht
• Je werkt zelfstandig en toont initiatief
• Het structureren en stroomlijnen van processen zit in je DNA.

 Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.  

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.  Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.