Organisatie
Bouw mee met gemeente Westland. Gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Cluster Bedrijfsvoering
De collega’s die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn. Tevens zijn we bezig met het uitvoeren van het programma Kibioo (klant in beeld, informatie op orde). Onderdeel van dit programma is het inrichten van het zaaksysteem InProces (RxEnterprise). Voor de inrichting van het zaaksysteem zijn wij op zoek naar een ‘informatiespecialist inrichten zaaktypen’. Als informatiespecialist neem je het voortouw bij de inrichting van de zaaktypen. Daarbij werk je vanzelfsprekend nauw samen met de functioneel beheerders van het zaaksysteem, de webformulieren en van de sjablonengenerator. Gezamenlijk zorgen jullie ervoor dat de inrichting voldoet aan de wensen van de gebruikers. Daarnaast stel je handleidingen op en instrueer, coach en enthousiasmeer je de gebruikers; zowel tijdens het inrichten en testen als na livegang.

Taakveld
Documentaire informatievoorziening
De 13 medewerkers van dit team zijn verantwoordelijk voor kwalitatief hoogwaardige digitale informatievoorziening binnen de organisatie. Daarbij is het essentieel om de documentaire informatie- en archiefproducten vindbaar en toegankelijk te maken.
Om toekomstbestendig te zijn, wordt momenteel een nieuw zaaksysteem ingericht en wordt op strategisch niveau gewerkt aan een visie en aanpak over modernisering van het informatiebeheer.

Opdracht
Als medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) ben je samen met je collega’s van het taakveld primair verantwoordelijk voor het beheer en implementeren van de informatiestromen binnen de gemeente Westland. Je denkt (pro)actief mee over vakinhoudelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen binnen de organisatie op dit gebied, zoals bijvoorbeeld de archiefwetgeving en Omgevingswet. Richting de organisatie geef je adviezen en ondersteuning op het gebied van inrichting, optimalisatie en beheer van de processen en procedures. Op dit moment is de gemeente in een traject om afscheid te gaan nemen van het huidige Document managementsysteem en handen en voeten te gaan geven aan de implementatie en inrichting van een nieuw zaaksysteem.  Je bent een echte teamspeler en je houdt van aanpakken. Je werkt en denkt op Hbo-niveau en je bent een resultaatgerichte informatiespecialist. Je hebt aantoonbare ervaring het adviseren over de inrichting, het gebruik en het beheer van het door ons gebruikte zaaksysteem InProces (RxEnterprise). Daarnaast ben je in staat je kennis over te brengen op de gebruikers van het zaaksysteem en neem je het voortouw bij de inrichting.

Vereisten/ knock-outcriteria
1. Uurtarief maximaal € 79,55 (schaal 9) exclusief BTW en inclusief Flextender Fee en reiskosten woon- en werkverkeer;
2. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding;
3. Aantoonbare werkervaring als medewerker DIV/ Recordmanager;

Gunningscriteria (weging)
4. Een gevolgde opleiding/ cursus binnen het taakveld Documentaire Informatievoorziening, benoem deze in het cv (20 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker DIV (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het werken met een zaaksysteem (InProces), benoem met welk zaaksysteem er gewerkt is (30 punten);
7. Aantoonbare kennis en/ of werkervaring van wet- en regelgeving op gebied van informatiebeheer en archivering, benoem waar dit is opgedaan (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Je bent een enthousiaste teamspeler, digitaal vaardig en je bent goed in staat om de organisatie daarin te adviseren en te ondersteunen. Om dit te kunnen doen, ben jij vanzelfsprekend servicegericht en beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je gaat actief de organisatie in en zoekt daarin de samenwerking. Je bent bekend met de organisatiestructuur en de bedrijfsprocessen en weet de positie van DIV daarin goed in kaart te brengen.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie [of ander aantal] kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.