Organisatie
Algemeen
Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning vormen samen het bestuur van provincie Flevoland. De ambtelijke organisatie ondersteunt de bestuurders op allerlei manieren. De organisatie van provincie Flevoland bestaat uit ongeveer 500 medewerkers. Aan het hoofd staat het directieteam. Zij zijn de schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie.

Provincie Flevoland is een uitdagende en inspirerende werkgever. Ons werkveld? De samenleving! Elke dag werken wij aan Flevoland op het gebied van wonen, werken, recreëren en ondernemen.

Nieuw financieel systeem/SAP
De provincie Flevoland zal per 1 januari 2024 voor haar financiële administratie/processen gebruik gaan maken van SAP S/4HANA. De eerste release van dit systeem is medio juni opgeleverd door de hiervoor gecontracteerde implementatiepartner/beheerder. De afgelopen periode is de gebruikersacceptatietest (GAT) uitgevoerd, die eind september zal worden afgerond. In het kader van deze testen zijn (ook) een nieuwe/aanvullende wensen geïdentificeerd, waarvan de -voor de livegang als ‘urgent’ beschouwde- nog zullen worden opgenomen in een tweede release die in de periode september-oktober zal worden gerealiseerd; de overige wensen zullen in het voorjaar van 2024 worden gerealiseerd.

De SAP-oplossing voor de provincie Flevoland bestaat uit de volgende onderdelen:

• SAP FI/CO (financiële administratie/control)
• SAP MM (inkopen)
• SAP/PS (projecten)
• SAP/Funds Management (sturing op begroting en opgaven)
• SAP Invoice Management (SIM) voor inkomende facturen, inclusief (scanning)
• Koppelingen met andere systemen, waaronder LIAS/begroting, HR, e-Connect (e-facturen) en het Azure Dataplatform.
• Voor een beeld van de specifieke inrichting van het systeem is een globaal ontwerp uitgewerkt.

Na acceptatie van release 1 (dit najaar) zullen volgende releases (vanaf 2024) door de beheerorganisatie worden opgepakt, onder regie van de functioneel beheerder.

Opdracht
De (aanvullende) wensen voor het SAP-systeem moeten -voordat deze doorgevoerd kunnen worden- grondig geanalyseerd worden. Daarbij moeten oplossingen worden bepaald en gewogen, met aandacht voor de toepasbaarheid, kosten maar ook voor de impact op de laatste inrichting. Voor de uitvoering hiervan is de provincie op zoek naar een ervaren SAP-expert.

De opdracht wordt vervuld in de periode september-oktober 2023 (release 2). De geschatte omvang is 10 mensdagen.

Daarnaast worden 2 verlengingen voorzien:

• januari-maart 2024 (release 3), met een geschatte omvang van 25 mensdagen;
• september-november (release 4), met een stelpost van 25 mensdagen.

Benodigd aantal professionals
1-2; de functie mag (gezien de gevraagde SAP-expertise) in duo worden uitgevoerd.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag t/m vrijdag. In overleg te bepalen welke dagen.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau;
2. In loondienst bij een SAP Partner (i.c. ZZP en DGA zijn niet toegestaan) (benoem dit duidelijk in het cv);
3. Aantoonbare werkervaring met de boven genoemde SAP S4/HANA onderdelen (inclusief FM en SIM);
4. Uurtarief maximaal € 150,- exclusief btw /inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender;
5. De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag t/m vrijdag. In overleg te bepalen welke dagen.

 Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met SAP S/4HANA bij rijksoverheid en/of decentrale overheden (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. Tot en met 2 jaar werkervaring (10 punten);
c. 3 jaar werkervaring of meer (20 punten).
7. Aantoonbare werkervaring met SAP/Funds Management (sturing op begroting en opgaven) (benoem dit duidelijk in het cv) ( 40 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. Tot en met 2 jaar werkervaring (20 punten);
c. 3 jaar werkervaring of meer (40 punten).
8. Aantoonbare werkervaring met het analyseren en implementeren van releases binnen organisaties de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv) (40 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. Tot 2 jaar werkervaring (20 punten);
c. Meer dan 2 jaar werkervaring (40 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Analytisch (in staat om een wens snel te analyseren en door te vertalen naar oplossingen);
• Communicatief vaardig (zowel schriftelijk als mondeling);
• Flexibel (in staat om snel te schakelen en te leveren);
• Teamspeler (in staat om goed samen te werken met het SAP-team van de provincie Flevoland).

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen / knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De (maximaal 10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 5 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen. De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen. Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.
• Het uurtarief voor de te verrichten diensten staat vast gedurende de looptijd van deze opdracht.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 18 augustus 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden (uiterlijk) op maandag 21 augustus 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken  met de provincie (op het Provinciehuis of via Teams) zijn gepland op maandag 28 augustus 2023 tussen 13.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk vrijdag 25 augustus 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 23 augustus 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.