Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Als senior medewerker administratie ben je de specialist op het financieel administratief werkveld. Je wordt ingezet op diverse administratieve werkzaamheden en je bent medeverantwoordelijk voor de continuïteit en het optimaal functioneren van de financiële administratie. Je toont initiatief en zoekt verbinding binnen het financiële team en breder in de organisatie. Daarbij stem je regelmatig af met de coördinator financiële administratie en werk je nauw samen met de andere financials.

Je opereert op tactisch niveau en draagt bij in het op een goed niveau brengen en houden van de financiële administratie. Je inzet kan worden gevraagd in een van de projectgroepen voor de implementatie van het nieuwe financiële systeem (SAP S/4HANA) dat naar verwachting wordt geïmplementeerd eind 2023. Tot en met eind 2023 wordt nog gewerkt met het huidige financieel systeem SAP ECC

Daarnaast wordt een bijdrage gevraagd om actief mee te helpen bij het opstellen van de balansposten en het completeren van het controledossier t.b.v. de jaarrekening van de Provincie.

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Het begeleiden en ondersteunen van medewerkers;
• Controleren en verwerken van financiële gegevens die door afdelingen/domeinen worden aangeleverd, zoals verplichtingen, memorialen, aanvragen voor verkoopfacturen, facturen, interne doorbelastingen enz.:
• Uitvoeren van controles van het grootboek ten behoeve van de periodieke afsluitingen;
• Mede opstellen van de balansposten en meehelpen bij het completeren van het jaarrekeningcontroledossier voor de accountantscontrole;
• Actief betrokken zijn bij de jaarrekeningcontrole door ervoor te zorgen dat de lijst met op te leveren stukken (LOTS) t.b.v. het accountantsdossier compleet is;
• Deelnemen aan werkzaamheden voor de implementatie van het nieuwe financiële systeem SAP S/4HANA.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring met het verwerken van financiële transacties in het financieel ERP systeem SAP in de afgelopen 2 jaar;
3. Aantoonbare werkervaring als financieel administratief medewerker bij een overheidsorganisatie zoals een gemeente of een provincie;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als financieel administratief medewerker.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van financiën (20 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het verwerken van financiële transacties in het financieel ERP systeem SAP in de afgelopen 10 jaar (20 punten);
7. Uurtarief maximaal € 90,00 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werk (10 punten);
8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als de medewerker financiele administratie in de afgelopen 8 jaar (40 punten);
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als financieel administratief medewerker bij een Provincie en/of gemeente (40 punten);
b. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als financieel administratief medewerker bij een andere organisatie (20 punten);
d. Minder dan 5 jaar aantoonbare werkervaring bij een provincie, gemeente of overheidsorganisatie of andere organisatie (0 punten).
9. Minimaal 2 jaar ervaring bij het opstellen van de balansposten en het completeren van het jaarrekeningcontroledossier t.b.v. de jaarrekening van een Provincie en/of gemeente (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Hoge mate van nauwkeurigheid;
• Flexibele, kritische en dienstverlenende houding, met oog voor details;
• In staat zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
• Je kunt binnen tijdsplanning werken en daarbij ben je stressbestendig;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Je hebt kennis van en analytisch inzicht in administratieverwerkingen in het financieel systeem SAP;
• Kennis van overheidsfinanciën.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

– Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
– Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10 (tarief maximaal € 90,00).

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Is hybride werken mogelijk:
Ja.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn digitaal gepland op donderdag 14 september 2023. Tussen 11:15 en 12:00 uur en 13:00 14:45 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 13 september 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 31 augustus 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 1 september 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 7 september 2023, 09;00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.