Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega’s die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega’s die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen – binnen en buiten de organisatie – stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega’s die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Algemene omschrijving
Het team Bedrijfsondersteuning is een van de 6 teams binnen de afdeling Interne Dienstverlening en is onderverdeeld in twee clusters zijnde het cluster Bestuurssecretariaat en het cluster Managementassistente. Het cluster Bestuurssecretariaat ondersteunt het College en directie en het cluster managementassistente het 40 lijnmanagers van de 5 afdelingen. Als teammanager Bedrijfsondersteuning geef je leiding aan een hecht en hardwerkend team van ongeveer 20-25 enthousiaste en gedreven collega’s binnen de afdeling Interne Dienstverlening.

Dagelijks ondersteunt het team het management, directie en bestuur van de gemeente Hilversum en is daarbij intermediair tussen manager en de medewerkers, de stad en ketenorganisaties. Het DNA van het team is dienstverlenend. Met vakkundigheid en bevlogenheid zoeken ze naar praktische oplossingen voor agendabeheer, stukkenstroom, events in de afdelingen, ondersteuning portefeuille overleggen, mailbox beheer, notuleren en gedelegeerde administratieve ondersteuningstaken.

Voor beide clusters geldt dat zij in het ondersteuningsproces sterk verbonden zijn met de gehele organisatie zoals communicatie, bestuurondersteuning, de griffie, inhoudelijke afdelingen en managers zoals- Publiekszaken, Leefklimaat en Sociaal Plein en andere teams van de bedrijfsvoering (Facilitair, Financiën en ICT).

Specifieke taken en verantwoordelijkheden

1. Proceseigenaar zijn van de processen Bestuurssecretariaat en managementondersteuning;
2. Dagelijkse leidinggeven (personeelszaken, financiën en werkverdeling) in het beheer van het team Bedrijfsondersteuning;
3. Definiëren, aanpassen en sturing geven aan de dienstverlening van het team;
4. Opstellen en sturing geven aan het teamplan 2023 en hieronder genoemde veranderopgave;
5. Collectieve sturing geven aan de concern – en afdelingsdoelen vanuit een leuk en dynamisch MT interne Dienstverlening (7 personen en 2 adviseurs).

Veranderopgave 2023-2024
De bestaande producten en werkverdeling door het cluster Managementassistente aan managers moeten onder aansturing van de teammanager Bedrijfsondersteuning herijkt en verandert worden. Klantwensen van managers moeten hierin worden afgewogen en er moet helderheid geven over rol en te verlenen diensten, werkbalans en samenwerking in het cluster.

Daarnaast is van uit concerndoelen de noodzaak om het ketenproces en taken voor gehele ondersteuning aan College te verbeteren zodat er een integraal en logische verbonden bestuurlijke ondersteuningsproces is. Het cluster Bestuur- en directiesecretariaat van het team zal hierin input moeten geven.

In afgelopen periode 2021- 2023 is door Corona, management inzet op Oekraïne opvang en wisselingen te weinig aandacht geweest voor de groep, de individuele behoefte en groei, goede informatielijnen en coachen.

De gevraagde teammanager Bedrijfsondersteuning geeft dus sturing aan de onderstaande verandering:

1. Dagelijkse lijnmanagement van het team, zo ook de basis op orde houden van een passende goede bezetting, werkverdeling, verzuim en P- casuïstiek.
2. De samenwerking, sfeer en teambuilding, informatielijnen en verbinding met management te versterken.
3. Behoeftebepaling en advies bij interne klant en MAS voor een toekomstbestendige dienstenpakket, werkwijze, formatie en urenverdeling; van het cluster Managementassistente.
4. Adviseren met het de medewerkers over het verbeteren van het gehele proces –en dienstenpakket voor de College ondersteuning en daarin de rol van het cluster Bestuurssecretariaat;
5. Toekomst bestendigheid en duurzame inzetbaarheid van het team BO (digitale) ontwikkeling en opleiding.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
2. Uiterlijk beschikbaar tussen 17 juli 2023 en 21 augustus 2023 voor minimaal 28 uur per week. Afstemming met vakanties is mogelijk;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Teamleider/manager van een groep van 20-25 fte binnen een gemeentelijke (beheer)organisatie (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar voor PIFOACH-taken als Teamleider binnen een bedrijfsvoeringorganisatie (benoem dit duidelijk in het cv) (40 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met veranderprocessen binnen bedrijfsvoering ondersteuning (benoem tenminste 2 voorbeelden op een aparte pagina in het cv) (40 punten);
6. Aantoonbare kennis van administratieve processen in de werkvelden zoals geschetst in de opdracht en/of in andere ondersteunende bedrijfsvoering (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Daadkracht en resultaatgerichtheid;
• People skills (verbinden maken, eerlijkheid, benaderbaar, feedback geven, weerstand benoemen en aanspreken);
• Overtuigingskracht;
• Omgevingsbewustzijn (politiek en organisatie sensitiviteit);

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11 conform HR21. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (in overleg in te vullen). Met minimaal twee werkdagen op kantoor.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 10 juli 2023 tussen 09.30 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 7 juli 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

 Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 30 juni 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 3 juli 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 6 juli 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.