Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 60.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Onze cultuur is informeel, onze werkwijze integraal en interactief. Ontwikkeling is voortdurend vereist en belangrijk: als organisatie weten wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen.

Als medewerker van de gemeente Zeist voel je je echt betrokken bij Zeist en haar inwoners. Er is veel te doen om onze gemeente nu en in de toekomst voor iedereen aantrekkelijk te houden. Samen met je collega’s werk je er continu aan om dat voor elkaar te krijgen. We staan met onze organisatie voor de uitdaging om de dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instanties van Zeist te blijven verbeteren. Dat doen we samen en daarbij richten we ons op onze klant. Sterker nog, we vertrekken vanuit de klant. In onze organisatie vormen we op een eigentijdse manier de schakel tussen politiek en burger.

Opdracht
De gemeente Zeist wil een open overheid zijn welke inwoners kunnen vertrouwen. Goede digitale archivering wordt daarin steeds belangrijker. Jij gaat aan de slag met het doelmatig en rechtmatig inrichten van het informatiebeheer van de gemeente Zeist en helpt de proceseigenaar dit zo goed mogelijk vorm te geven. Om informatie goed te kunnen beheren en toegankelijk te houden werkt de gemeente Zeist toe naar een situatie waarbij het beheer wordt ingericht op basis van het principe ‘archiving by design’. Om dit te realiseren ben je actief betrokken bij, denkt mee over en bent verantwoordelijk voor het inrichten van het informatiebeheer binnen de organisatie. Met jouw kennis van de archiefwet en andere relevante regelgeving helpt jij ons naar de toekomst toe.

Het gaat om een trainee functie waarbij je door de partij die jou inzet bij de gemeente Zeist verder wordt opgeleid in het vakgebied en je, je binnen de gemeente Zeist verder kan ontwikkelen tot een volwaardig informatie professional. De intentie is dat je na de initiële inhuurperiode de overstap maakt naar de gemeente Zeist.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 6 maanden aantoonbare werk- of stage ervaring op het gebied van informatiemanagement bij een gemeente;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Kandidaat is beschikbaar per uiterlijk 1 november 2023 voor 36 uur per week;
4. Detavast constructie: Kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na minimaal 1 jaar kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden;

Gunningscriteria (totaal 100 punten)
5. Aantoonbare kennis van de Archiefwet, opgedaan d.m.v. opleiding, stage- of werkervaring (40 punten);
6. Een afgeronde opleiding in de richtring van informatiemanagement (30 punten);
7. Aantoonbare kennis (opgedaan d.m.v. opleiding, stage- of werkervaring) van wettelijke kwaliteitsnormen en standaarden binnen informatiebeheer (20 punten);
8. Kandidaat is beschikbaar per uiterlijk 1 oktober 2023 voor 36 uur per week (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competentie
– Proactief;
– Communicatief sterk;
– Omgevingssensitief;
– Resultaat gericht;
– Analytisch vaardig;
– Sterke adviesvaardigheden.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Echter omdat het om een traineeship gaat is deze voor nu ingedeeld in schaal 7.  Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. Als de kandidaat in dienst komt zal deze in beginsel in aanmerking komen voor de bestaande vacature op schaal 9 niveau. Medewerker zal dan eerst een jaar in de aanloop worden geplaatst. Te weten schaal 8.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg , ma – di – wo – do – vr (hybride werken is mogelijk).

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 5 september 2023 van 13.00 uur tot 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 4 september 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 29 augustus 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 30 augustus 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 31 augustus 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.